Ich habe gerade gelesen, dass man mit der Conversation AI in HighLevel Terminabsagen und -verschiebungen komplett automatisieren kann – inklusive Kalenderaktualisierung und Kommunikation über SMS, Chat oder Social Media.
Jetzt frage ich mich: Nutzt ihr diese Funktion bereits aktiv?
Wie habt ihr die Bot-Ziele und Kanäle konfiguriert, damit das zuverlässig funktioniert?
Und wie gut klappt das bei euch im Alltag – gerade bei kurzfristigen Änderungen oder bei Kunden, die über verschiedene Kanäle kommunizieren?
Ich freue mich auf eure Erfahrungen und Tipps zur Einrichtung!
Ja – die automatisierte Verwaltung von Terminabsagen und -verschiebungen mit der Conversation AI in HighLevel wird bereits aktiv von vielen Agenturen und Dienstleistern genutzt, und das mit großem Erfolg.
Was ist möglich?
Mit der Conversation AI kannst du:
Terminabsagen automatisch erkennen und bestätigen
Alternativtermine vorschlagen, bevor eine Absage finalisiert wird
Kalenderbuchungen in Echtzeit aktualisieren
Kommunikation über SMS, Chat, Instagram, Facebook & WhatsApp führen – je nach Kanalpräferenz des Kunden
Das Ganze funktioniert 24/7, ohne dass du oder dein Team manuell eingreifen müssen.
So richtest du es ein:
Bot-Ziel definieren
Im Bot-Setup wählst du „Appointment Management“ als Ziel.
Kalender verbinden
Du verknüpfst deinen Kalender direkt mit dem Bot – z. B. Google Calendar oder den integrierten HighLevel-Kalender.
Absage- & Verschiebungslogik aktivieren
Aktiviere die Optionen:
„Termin absagen“
„Termin verschieben“
„Alternative Zeiten vorschlagen“
Tonalität & Sprache festlegen
Du kannst die Kommunikation an deinen Markenstil anpassen – z. B. freundlich, professionell oder locker – und in mehreren Sprachen anbieten.
Testen & Live-Schaltung
Vor dem Go-Live kannst du den Bot im Vorschau-Modus testen, um sicherzustellen, dass alles wie gewünscht funktioniert.
Vorteile im Alltag:
Weniger No-Shows, weil Kunden aktiv erinnert und flexibel umgebucht werden
Weniger manuelle Arbeit, da der Bot alles übernimmt
Bessere Kundenerfahrung, weil Änderungen schnell und unkompliziert möglich sind
Mehr gebuchte Termine, da der Bot auch bei Absagen direkt neue Slots anbietet
Gerade bei kurzfristigen Änderungen oder bei Kunden, die über verschiedene Kanäle kommunizieren, zeigt sich die Stärke der Conversation AI: Sie erkennt den Kontext, antwortet intelligent und aktualisiert den Kalender sofort.
Tipp aus der Praxis:
Kombiniere die Funktion mit automatisierten Follow-ups – z. B. wenn ein Kunde absagt, aber keinen neuen Termin bucht, kann der Bot nach 24 Stunden nochmal nachfassen.
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Was ist möglich?
So richtest du es ein:
Vorteile im Alltag:
Tipp aus der Praxis:
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