Formular → E-Mail: Wie automatisiert ihr eure Bestätigungen nach Formulareingaben?

Automatisierung & Workflows
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Hallo zusammen,
ich habe gerade gesehen, dass man in HighLevel automatisch E-Mails versenden kann, sobald ein Formular ausgefüllt wurde – direkt über einen Workflow mit dem Trigger „Form Submitted“.

Ich möchte das gern für meine Lead-Strecken nutzen, bin mir aber noch unsicher, wie ihr das konkret umsetzt.

  • Nutzt ihr dafür eigene E-Mail-Vorlagen oder schreibt ihr die Nachrichten direkt im Workflow?

  • Wie personalisiert ihr die E-Mails mit Custom Values?

  • Und habt ihr Tipps, wie man mehrere Formulare mit jeweils eigenen Workflows am besten organisiert?

Ich freue mich auf eure Erfahrungen und Best Practices!

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Hallo! Die automatisierte E-Mail-Bestätigung nach einer Formulareingabe ist eine der effektivsten und einfachsten Automationen in HighLevel – und perfekt geeignet für Lead-Strecken, Onboarding oder Angebotsprozesse.

Hier zeige ich dir, wie du das sauber, skalierbar und personalisiert umsetzt:

:white_check_mark: So richtest du die E-Mail-Bestätigung nach Formulareingabe ein

1. Workflow-Trigger: „Form Submitted“

  • Wähle im Workflow-Builder den Trigger „Form Submitted“.
  • Achte darauf, dass du das richtige Formular auswählst – besonders wichtig, wenn du mehrere Formulare nutzt.

2. E-Mail-Versand konfigurieren

Du hast zwei Möglichkeiten:

A) Direkt im Workflow schreiben

  • Nutze den „Send Email“-Step und schreibe deine Nachricht direkt dort.
  • Vorteil: Schnell und flexibel, ideal für einfache Bestätigungen.

B) E-Mail-Vorlage verwenden

  • Erstelle unter „Marketing > Emails > Templates“ eine professionelle Vorlage.
  • Im Workflow kannst du dann die Vorlage auswählen.
  • Vorteil: Einheitliches Design, Wiederverwendbarkeit, bessere Pflege.

3. Personalisierung mit Custom Values

  • Nutze Platzhalter wie {{contact.first_name}}, {{contact.email}} oder eigene Custom Fields.

  • Beispiel:

    Hallo {{contact.first_name}},
    vielen Dank für deine Anfrage! Wir melden uns in Kürze bei dir.

  • Du kannst auch Formularwerte direkt verwenden, z. B. {{form.field_name}}, wenn du die Feldnamen kennst.

:brain: Best Practices für mehrere Formulare

  • Benenne deine Formulare eindeutig, z. B. „Lead-Form Coaching“ oder „Anfrage Beratung“.
  • Erstelle jeweils einen eigenen Workflow pro Formular, damit du gezielt auf den Kontext eingehen kannst.
  • Nutze Tags oder Custom Fields, um den Ursprung des Leads zu markieren – das hilft später bei Segmentierung und Follow-ups.

:rocket: Fazit

Mit HighLevel kannst du in wenigen Minuten eine professionelle, personalisierte E-Mail-Bestätigung nach Formulareingabe einrichten – und das sogar für mehrere Formulare gleichzeitig. So stärkst du Vertrauen, reduzierst Rückfragen und bringst deine Leads direkt in den nächsten Schritt.

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Willst du ein fertiges Workflow-Template oder Hilfe bei der E-Mail-Vorlage? Ich unterstütze dich gern!