Hallo zusammen,
ich versuche seit einiger Zeit, vollständige Angebotsdokumente automatisiert zu erstellen – inklusive rechtlicher Anhänge, Diagrammen und Positionsdetails. Das Ziel ist, dass der Kunde nur ein Formular ausfüllt und alles automatisch generiert wird, ohne manuelle Nacharbeit.
Die HighLevel API 2.0 funktioniert bei uns gut, und wir können Angebote auslösen und Daten an externe Buchungstools übergeben. Aber: Der Bereich „Dokumente & Verträge“ ist nicht per API ansteuerbar, und ich kann die extern generierten PDFs nicht sauber in HighLevel einbinden – weder beim Kontakt, noch bei der Opportunity oder im Angebotsmodul.
Ich möchte keine Middleware wie Zapier oder n8n einsetzen und auch keine zusätzliche Software in den Stack aufnehmen. Kennt ihr einen Weg, wie man externe Angebotsdokumente direkt in HighLevel integrieren kann – möglichst elegant und automatisiert?
Vielleicht über einen Trick mit WordPress, Custom Fields oder ein Feature, das ich übersehen habe?
Ich freue mich über jeden Hinweis – auch wenn es nur ein kleiner Workaround ist.
Danke euch!
Die automatisierte Erstellung komplexer Angebotsdokumente in HighLevel – inklusive rechtlicher Anhänge, Diagrammen und Positionsdetails – ist ohne Middleware wie Zapier oder n8n durchaus möglich, wenn du ein paar clevere Workarounds nutzt. Hier sind die besten Ansätze, die aktuell funktionieren:
Lösungsmöglichkeiten ohne Middleware
1. PDF-Erstellung extern, Einbindung intern
Auch wenn der Bereich „Dokumente & Verträge“ aktuell nicht per API ansteuerbar ist, kannst du:
Das Angebot extern als PDF generieren (z. B. mit einem eigenen Script oder einem WordPress-Plugin).
Die Datei dann per API in das Kontaktprofil hochladen – z. B. als „Custom Field mit Link“ oder über die „Notes“-Funktion.
Alternativ kannst du das PDF in einem geschützten Bereich deiner Website hosten und den Link automatisiert per E-Mail oder WhatsApp versenden.
2. Custom Fields als Datenquelle
Nutze Custom Fields, um alle Angebotsdaten strukturiert zu erfassen:
Positionen, Preise, Diagramm-URLs, rechtliche Hinweise etc.
Diese Felder kannst du dann in einem externen Template (z. B. Google Docs, HTML, PDF-Generator) verwenden und automatisiert befüllen.
3. WordPress als Dokumentengenerator
Falls du WordPress nutzt:
Erstelle ein Template mit Platzhaltern.
Über die HighLevel API kannst du die Daten aus dem Kontakt oder der Opportunity an WordPress übergeben.
WordPress generiert das PDF und gibt dir eine URL zurück, die du im Workflow weiterverarbeiten kannst.
4. Workflows mit Webhooks
Auch ohne Middleware kannst du mit Webhooks direkt aus HighLevel arbeiten:
Trigger: „Formular ausgefüllt“ oder „Opportunity Stage geändert“.
Action: Webhook an deinen eigenen Server oder Script, das das PDF erstellt.
Rückgabe: Link zum Dokument, den du im Kontakt speichern oder versenden kannst.
Best Practice
Nutze Sub-Accounts für unterschiedliche Angebotslogiken.
Erstelle Standard-Templates für verschiedene Angebotsarten.
Dokumentiere den Prozess DSGVO-konform – besonders bei sensiblen Daten.
Fazit
Auch ohne Middleware kannst du in HighLevel vollautomatisierte Angebotsdokumente erstellen und versenden – mit etwas technischer Kreativität und API-Know-how. Die Kombination aus Custom Fields, Webhooks und externem PDF-Generator ist aktuell der eleganteste Weg.
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Lösungsmöglichkeiten ohne Middleware
Best Practice
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