Rechnungen aus LexOffice automatisch dem richtigen Kontakt in HighLevel zuordnen – wie macht ihr das?

Automatisierung & Workflows
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Hallo zusammen,
wir nutzen aktuell LexOffice als Dokumentenparser für Angebote und Rechnungen, weil wir versuchen, mit möglichst wenig Zusatzsoftware auszukommen.

Die Angebots- und Rechnungslogik läuft über die HighLevel API und wird in LexOffice sauber weiterverarbeitet – inkl. Angebotsnummern und Statusrückmeldungen per Webhook.
Was uns aber noch fehlt, ist eine automatische Zuordnung der PDF-Dokumente (z. B. Angebote oder Rechnungen) zum richtigen Kontakt in HighLevel.

Meine Idee: LexOffice könnte die Dokumente per E-Mail an HighLevel senden.
Gibt es eine Möglichkeit, z. B. über einen „Schlüssel“ wie die Kontakt-ID oder eine eindeutige Referenz in der Mail, dass HighLevel die Mail automatisch dem richtigen Kontakt zuordnet?
Oder habt ihr andere Lösungen, wie ihr externe Rechnungen automatisiert in HighLevel hinterlegt?

Ich freue mich über jeden Tipp – besonders, wenn ihr das ohne zusätzliche Middleware gelöst habt :smiley:
Vielen Dank!

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Die automatische Zuordnung von Rechnungen aus LexOffice zum richtigen Kontakt in GoHighLevel ist technisch möglich – auch ohne Middleware wie Zapier oder n8n – wenn du ein paar clevere Workarounds nutzt. Hier ist, wie du es umsetzen kannst:

:white_check_mark: Lösung: Automatisierte Zuordnung von LexOffice-Dokumenten zu GHL-Kontakten

1. Eindeutige Referenz in der E-Mail nutzen

LexOffice kann Rechnungen per E-Mail versenden. Du kannst im Betreff oder Body der E-Mail eine eindeutige Referenz wie die Kontakt-ID, die E-Mail-Adresse oder den Namen des Kunden einfügen.

Beispiel:

Betreff: Rechnung #2025-001 für Kontakt-ID: 123456

2. HighLevel E-Mail-Inbox als Zieladresse

Nutze die Conversation-Inbox von HighLevel als Empfängeradresse (z. B. kontakt@deinunternehmen.de, die mit GHL verbunden ist). So landet die Rechnung direkt im System.

3. Workflow mit E-Mail-Trigger

Erstelle einen Workflow mit dem Trigger „Customer Replied“ oder „Email Received“ und baue eine Logik ein, die anhand der Referenz im Betreff oder Body den richtigen Kontakt identifiziert.

4. Custom Fields oder Tags zur Verknüpfung

Nutze ein Custom Field wie „LexOffice-ID“ oder „Rechnungsnummer“, um die Zuordnung zu erleichtern. Du kannst diese Felder per API oder manuell pflegen.

5. PDF-Link speichern

Wenn LexOffice die Rechnung als Link versendet (z. B. https://lexoffice.de/rechnung/xyz.pdf), kannst du diesen Link per Workflow in einem Custom Field oder als „Note“ im Kontaktprofil speichern.

:brain: Alternativ: Eigener Mini-Endpunkt

Wenn du etwas technischer bist, kannst du einen kleinen Webhook-Endpunkt bauen, der die LexOffice-Daten entgegennimmt und per HighLevel API 2.0 direkt dem richtigen Kontakt zuordnet – ganz ohne Middleware.

:rocket: Fazit

Auch ohne zusätzliche Tools kannst du Rechnungen aus LexOffice automatisch und sauber in HighLevel zuordnen – entweder über die E-Mail-Inbox, Custom Fields oder einen kleinen API-Workflow. Wichtig ist, dass du eine eindeutige Referenz nutzt, die beide Systeme verstehen.

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https://link.einsle.com/ghl

Willst du ein Beispiel-Workflow oder eine API-Vorlage für die Zuordnung? Ich helfe dir gern!