Rechnungsversand an Firmenadresse statt an Kontakt – wie löst ihr das?

Customer Relationship Management
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Ich stehe gerade vor dem Problem, dass Rechnungen (Invoices) standardmäßig an den Kontakt gesendet werden – ich möchte sie aber lieber direkt an die zugehörige Firmenadresse schicken, also an die „assoziierte Company“, die im CRM hinterlegt ist.

Habt ihr dafür eine Lösung oder einen Workaround gefunden?
Gibt es vielleicht eine Möglichkeit, das über Custom Fields, Workflows oder eine spezielle Einstellung zu steuern?

Ich freue mich auf eure Erfahrungen und Tipps!

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Das Problem, dass Rechnungen in HighLevel standardmäßig an den Kontakt und nicht an die zugehörige Firmenadresse gesendet werden, ist tatsächlich ein häufiger Stolperstein – besonders im B2B-Bereich. Aber es gibt ein paar clevere Workarounds, mit denen du das sauber lösen kannst:

:wrench: Lösungsmöglichkeiten für den Rechnungsversand an die Firmenadresse

1. Custom Fields auf Unternehmensebene

  • Lege in der „Company“-Entität ein benutzerdefiniertes Feld wie z. B. „Rechnungs-E-Mail“ an.
  • Stelle sicher, dass dieses Feld beim Anlegen oder Importieren der Firma korrekt befüllt wird.

2. Workflow mit „Company Lookup“

  • In deinem Rechnungs-Workflow kannst du über den Kontakt die zugehörige Firma abrufen (z. B. über Tags oder ein Custom Field mit der Company-ID).
  • Nutze dann ein „Webhook“-Element oder „Custom Code“-Step, um die E-Mail-Adresse der Firma dynamisch zu ziehen und die Rechnung dorthin zu senden.

3. Rechnungsversand via Webhook/API

  • Wenn du mit externen Tools wie Make oder Zapier arbeitest, kannst du die Rechnung aus HighLevel exportieren und über die API an die Firmenadresse senden.
  • Vorteil: Du hast volle Kontrolle über Empfänger, Format und Timing.

4. Kontaktstruktur anpassen

  • Alternativ kannst du einen „Rechnungs-Kontakt“ pro Firma anlegen und diesen als primären Empfänger für Rechnungen definieren.
  • In diesem Fall wird die Rechnung zwar technisch an einen Kontakt gesendet, aber du steuerst, dass es der richtige ist.

:brain: Best Practice-Tipp

Wenn du regelmäßig mit Firmen arbeitest, lohnt es sich, deine CRM-Struktur so aufzubauen, dass Company-Daten zentral gepflegt werden und Kontakte nur als „Ansprechpartner“ fungieren. So kannst du Rechnungen, Angebote und Kommunikation sauber trennen – und vermeidest DSGVO-Probleme durch falsche Empfänger.

Wenn du magst, kann ich dir ein Beispiel-Workflow-Setup zeigen, das genau diesen Fall abbildet – inklusive Lookup, Rechnungsversand und Logging.

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