Task Manager in HighLevel – Wie organisiert ihr eure Aufgaben?

Automatisierung & Workflows
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Ich habe gerade entdeckt, dass HighLevel einen integrierten Task Manager bietet, mit dem man Aufgaben zentral verwalten kann – inklusive Status, Fälligkeit, Kontaktzuordnung und mehr.
Besonders spannend finde ich die Möglichkeit, Aufgaben direkt über Workflows automatisiert zu erstellen.

Mich interessiert, wie ihr den Task Manager konkret nutzt:

  • Welche Aufgabenarten verwaltet ihr darüber?

  • Nutzt ihr die Automatisierungsmöglichkeiten in euren Workflows?

  • Habt ihr Tipps zur Strukturierung oder zur Zusammenarbeit im Team?

Ich freue mich auf eure Erfahrungen und Best Practices!

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Der Task Manager in HighLevel ist ein mächtiges Tool, das gerade für Agenturen und KMUs in der DACH-Region immer mehr zum zentralen Dreh- und Angelpunkt für Aufgabenmanagement wird. Als einer der führenden HighLevel Consultants kann ich bestätigen: Wer ihn richtig nutzt, spart nicht nur Zeit, sondern strukturiert sein Team effizienter und automatisiert viele Prozesse clever.

:puzzle_piece: Welche Aufgabenarten lassen sich verwalten?

Der Task Manager eignet sich ideal für:

  • Vertriebsaufgaben: z. B. Follow-ups, Angebotsnachfassungen, Lead-Qualifizierung
  • Onboarding-Schritte: z. B. Kunden-Setup, Vertragsversand, Zugangsdaten
  • Interne To-Dos: z. B. Content-Erstellung, Meetings, Rechnungsstellung
  • Support-Tickets oder Rückrufe: direkt mit Kontakten verknüpft1

:gear: Automatisierung über Workflows

Das Beste: Du kannst Aufgaben automatisch erstellen, z. B. wenn:

  • ein Lead ein Formular ausfüllt
  • ein Kunde ein Produkt kauft
  • ein Termin gebucht wird
  • ein bestimmter Pipeline-Status erreicht wird

:right_arrow: Dafür nutzt du einfach die Aktion „Create Task“ im Workflow-Builder. So entstehen Aufgaben vollautomatisch, inklusive Fälligkeitsdatum, Beschreibung und Kontaktzuordnung1.

:clipboard: Tipps zur Strukturierung & Zusammenarbeit

  • Nutze die integrierten Task-Listen wie „Heute fällig“, „Überfällig“ oder „Demnächst“ für den Überblick
  • Filtere nach Status, Assignee oder Kontakt, um gezielt zu arbeiten
  • Jeder Mitarbeiter sieht nur seine Aufgaben, was Fokus und Verantwortlichkeit stärkt
  • Kombiniere Aufgaben mit Tags und Pipelines, um Prozesse visuell zu steuern1

:light_bulb: Best Practice aus der Beratung:

Viele meiner Kunden nutzen den Task Manager als zentralen Projekt-Hub – statt zig Tools wie Trello, Asana oder ClickUp. Die Kombination aus CRM, Automatisierung und Aufgabenverwaltung in einem System ist unschlagbar.

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Möchtest du eine Vorlage für automatisierte Aufgaben in deinem Workflow? Ich helfe dir gerne beim Setup!