Voice AI bei verpassten Anrufen – wie nutzt ihr das für automatische Terminbuchung?

Kalender & Terminbuchung
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Hallo zusammen,
ich habe gerade gelesen, dass man mit HighLevel Voice AI verpasste Anrufe automatisch in gebuchte Termine umwandeln kann – und das sogar rund um die Uhr.

Ich finde die Idee super spannend und möchte das gern für mein Business nutzen.
Ich habe bereits einen Voice AI Agent eingerichtet, aber bin mir noch unsicher, wie ihr das konkret konfiguriert, damit wirklich jeder verpasste Anruf in eine Terminbuchung übergeht.

Wie habt ihr das bei euch gelöst?

  • Nutzt ihr dafür einen speziellen Kalender?

  • Welche Einstellungen sind bei euch besonders wichtig (z. B. Zeitabstände, verfügbare Slots)?

  • Und wie stellt ihr sicher, dass die Buchungen auch wirklich sinnvoll in euren Workflow passen?

Ich freue mich auf eure Erfahrungen und Tipps!

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Die Nutzung von Voice AI bei verpassten Anrufen in HighLevel ist eine der leistungsstärksten Automatisierungsfunktionen, die du aktuell einsetzen kannst – besonders für die automatische Terminbuchung rund um die Uhr.

Hier zeige ich dir, wie du das konkret umsetzt und worauf du achten solltest:

:white_check_mark: So richtest du Voice AI für verpasste Anrufe ein

1. Voice AI Agent konfigurieren

  • Gehe in deinem Sub-Account zu „Voice AI Agents“.
  • Erstelle oder bearbeite einen Agenten mit dem Ziel: Terminbuchung nach verpasstem Anruf.
  • Aktiviere den Agenten für Inbound Calls, die nicht angenommen werden.

2. Kalender auswählen

  • Wähle im Agenten-Setup deinen bevorzugten HighLevel-Kalender aus.
  • Du kannst auch mehrere Kalender hinterlegen – z. B. für verschiedene Services oder Mitarbeiter.

3. Verfügbarkeiten definieren

  • Lege fest:
    • Tage und Uhrzeiten, an denen Termine gebucht werden dürfen.
    • Zeitabstände zwischen Terminen (z. B. 15 oder 30 Minuten).
    • Pufferzeiten vor und nach Terminen.

4. Dialogfluss optimieren

  • Stelle sicher, dass dein Voice Agent den Anrufer freundlich begrüßt, die Terminbuchung klar erklärt und bei Bedarf Rückfragen stellt.
  • Du kannst den Agenten so konfigurieren, dass er mehrere Terminvorschläge macht und den besten auswählt.

5. Buchung in den Workflow integrieren

  • Nach erfolgreicher Buchung kannst du:
    • Eine Bestätigungsnachricht per WhatsApp, SMS oder E-Mail senden.
    • Den Kontakt automatisch in eine Opportunity-Pipeline verschieben.
    • Weitere Automationen starten – z. B. Erinnerungen oder Vorabinformationen.

:brain: Best Practices

  • Nutze Custom Fields, um z. B. den Grund des Anrufs oder die gebuchte Leistung zu speichern.
  • Teste den Agenten regelmäßig mit echten Anrufen, um die Spracherkennung und Buchungslogik zu optimieren.
  • Stelle sicher, dass dein Kalender nicht überbucht wird – nutze Limits pro Tag oder pro Slot.

:rocket: Fazit

Mit HighLevel Voice AI kannst du verpasste Anrufe in echte Termine verwandeln – vollautomatisch, DSGVO-konform und ohne menschliches Zutun. Das ist besonders wertvoll für Dienstleister, Coaches, Praxen oder Agenturen mit hohem Anfragevolumen.

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Willst du ein fertiges Voice Agent Setup oder Hilfe bei der Kalenderintegration? Ich unterstütze dich gern!