Guten Tag liebe Community,
ich brauche eure Hilfe zum Thema WhatsApp in Workflow-Automationen.
Ich möchte über WhatsApp automatisierte Terminbuchungsbestätigungen versenden. Ich habe bereits eine Nummer und WhatsApp Business über GoHighLevel erworben und eingerichtet.
Als Trigger nutze ich aktuell „Customer Booked Appointment“, aber unter „Filter → Response Channel“ kann ich WhatsApp nicht auswählen – anders als in vielen Videos gezeigt. Ist WhatsApp nur nutzbar, wenn der Trigger „Customer Replied“ ist? Oder gibt es einen anderen Weg, wie ich das lösen kann?
Ich habe auch versucht, mir selbst unter „Kontakte“ eine WhatsApp-Nachricht zu schicken – leider ohne Erfolg. Versteht das System automatisch, dass die Mobile-Nummer auch eine WhatsApp-Nummer ist? Oder muss man das separat hinterlegen?
Gute Nachricht: Du kannst WhatsApp in HighLevel-Workflows sehr wohl für automatisierte Terminbestätigungen nutzen – allerdings gibt es ein paar wichtige Punkte, die du beachten musst, damit alles reibungslos funktioniert.
So funktioniert WhatsApp in Workflows für Terminbestätigungen
1. Trigger richtig wählen
Der Trigger „Customer Booked Appointment“ ist korrekt für deine Anwendung.
Dass WhatsApp unter „Response Channel“ nicht auswählbar ist, liegt daran, dass dieser Filter nur bei „Customer Replied“ greift – du brauchst ihn aber nicht für den Versand von Nachrichten.
2. WhatsApp-Nachricht senden
Nutze im Workflow einfach den „Send WhatsApp Message“-Step.
Stelle sicher, dass die Mobilnummer im Kontaktprofil im internationalen Format hinterlegt ist (z. B. +49… für Deutschland).
HighLevel erkennt automatisch, ob die Nummer WhatsApp-fähig ist – du musst sie nicht separat markieren.
3. Vorlagen verwenden
WhatsApp-Nachrichten müssen über genehmigte Templates versendet werden (wegen Meta-Richtlinien).
Du kannst diese direkt im HighLevel WhatsApp-Bereich erstellen oder importieren.
Für Terminbestätigungen eignen sich z. B. Vorlagen wie:
„Hallo {{name}}, dein Termin am {{date}} um {{time}} wurde erfolgreich gebucht.“
4. Fallback einbauen
Falls WhatsApp nicht zugestellt werden kann (z. B. Nummer nicht verifiziert), kannst du im Workflow einen Fallback auf SMS oder E-Mail einbauen.
5. Sub-Account beachten
WhatsApp ist sub-account-spezifisch. Stelle sicher, dass die Nummer und Templates im richtigen Sub-Account aktiviert sind.
Bonus-Tipp
Wenn du regelmäßig Terminbestätigungen, Erinnerungen oder Follow-ups per WhatsApp versenden willst, lohnt sich ein dedizierter Workflow-Template, den du für alle Kunden oder Projekte wiederverwenden kannst.
Fazit
Du kannst WhatsApp problemlos für automatisierte Terminbestätigungen in HighLevel nutzen – du brauchst nur den richtigen Workflow-Step, eine gültige Nummer und eine genehmigte Vorlage. Der „Customer Booked Appointment“-Trigger funktioniert dafür ideal.
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So funktioniert WhatsApp in Workflows für Terminbestätigungen
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