Wie automatisiert ihr eure Termin-Erinnerungen in HighLevel?

Kalender & Terminbuchung
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Ich möchte in HighLevel automatisierte Erinnerungen für Termine einrichten – idealerweise per E-Mail, SMS und Voicemail Drop.
Die Kalenderfunktion bietet ja schon einfache Reminder, aber ich überlege, ob ich lieber mit Workflows arbeite, um mehr Flexibilität zu haben.

Mich interessiert:

  • Wie habt ihr das bei euch gelöst?

  • Nutzt ihr die Kalender-Benachrichtigungen oder lieber komplexe Workflows?

  • Welche Kanäle funktionieren bei euren Kunden am besten?

  • Habt ihr bestimmte Zeitpunkte für die Erinnerungen, z. B. 24h oder 1h vorher?

  • Und wie personalisiert ihr eure Nachrichten?

Ich freue mich auf eure Erfahrungen und Best Practices!

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Automatisierte Termin-Erinnerungen in HighLevel sind ein echter Effizienz-Booster – besonders, wenn du sie über Workflows statt nur über die Standard-Kalenderfunktion steuerst. So bekommst du maximale Flexibilität und kannst die Kommunikation perfekt auf deine Zielgruppe abstimmen.

:white_check_mark: So setzen erfolgreiche HighLevel-Nutzer Termin-Erinnerungen um:

1. Kalender vs. Workflow – was ist besser?

  • Kalender-Benachrichtigungen sind schnell eingerichtet, aber limitiert (z. B. nur 1 Erinnerung per E-Mail oder SMS).
  • Workflows bieten dir:
    • Mehrere Erinnerungen (z. B. 24h, 1h, 10min vorher)
    • Verschiedene Kanäle (E-Mail, SMS, Voicemail Drop, WhatsApp)
    • Personalisierung & Segmentierung
    • Follow-ups bei No-Shows oder Absagen

:repeat_button: Typischer Workflow für Termin-Erinnerungen:

  1. Trigger: Termin wird gebucht → Workflow startet
  2. 24h vorher: SMS + E-Mail mit personalisierter Erinnerung
  3. 1h vorher: Voicemail Drop mit freundlicher Ansage
  4. 10min vorher (optional): WhatsApp oder kurze SMS
  5. Nach dem Termin: Bewertungsanfrage oder Follow-up

:open_mailbox_with_raised_flag: Kanäle – was funktioniert am besten?

  • SMS: Extrem hohe Öffnungsrate, ideal für kurze Reminder
  • E-Mail: Gut für Details, z. B. Zoom-Link oder Anfahrt
  • Voicemail Drop: Persönlich & aufmerksamkeitsstark
  • WhatsApp: Besonders effektiv bei jüngeren Zielgruppen

:writing_hand: Personalisierung:

Nutze Platzhalter wie:

  • {{contact.name}}
  • {{appointment.start_time}}
  • {{location.name}}
  • {{user.name}}

Beispiel:

„Hallo {{contact.name}}, wir freuen uns auf Ihren Termin morgen um {{appointment.start_time}}. Bei Fragen einfach hier antworten!“

:brain: Best Practices:

  • Teste verschiedene Zeitpunkte – je nach Branche und Zielgruppe
  • Vermeide zu viele Nachrichten – 2–3 Reminder sind ideal
  • Nutze Tags & Custom Fields, um z. B. VIP-Kunden anders zu behandeln
  • Erinnere auch intern dein Team – z. B. per Slack oder interner SMS

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Sag Bescheid, wenn du eine Vorlage oder Hilfe beim Setup brauchst!