Ich betreue Kunden im Bereich Home Services und frage mich, wie ihr das Thema Ausgabenbelege und Spesenabrechnung handhabt.
Gerade bei Einsätzen vor Ort entstehen oft kleinere Ausgaben (Material, Fahrtkosten etc.), die dokumentiert und dem Kunden zugeordnet werden müssen.
Nutzt ihr dafür eine Lösung direkt in GHL?
Gibt es Workflows oder Integrationen, mit denen man Belege einfach erfassen und einem Kunden zuordnen kann – idealerweise mobil durch die Mitarbeitenden?
Oder arbeitet ihr mit externen Tools und verknüpft diese mit GHL?
Ich würde das gerne möglichst zentral in GHL abbilden – bin gespannt, wie ihr das gelöst habt!
Hallo Bartender3355 – willkommen in der Community! 
Die Erfassung von Ausgabenbelegen bei Home-Service-Kunden lässt sich mit GoHighLevel (GHL) sehr effizient und mobil umsetzen – auch wenn GHL dafür nicht direkt ein klassisches Buchhaltungsmodul bietet, kannst du mit ein paar cleveren Workarounds und Integrationen ein zentrales Setup schaffen.
So kannst du Ausgabenbelege in GHL tracken:
1. Custom Forms für mobile Belegerfassung
- Erstelle ein benutzerdefiniertes Formular in GHL, das deine Mitarbeitenden direkt vor Ort ausfüllen können.
- Felder wie:
- Kundenname (Dropdown oder Auto-Fill über Kontakt-ID)
- Ausgabentyp (Material, Fahrtkosten etc.)
- Betrag
- Foto-Upload des Belegs (über File Upload-Feld)
- Datum & Einsatzort
Diese Daten landen direkt im CRM und können dem jeweiligen Kunden zugeordnet werden.
2. Workflows zur Automatisierung
- Sobald ein Formular ausgefüllt wird, kann ein automatisierter Workflow:
- den Beleg im Kundenprofil speichern,
- eine interne Benachrichtigung auslösen,
- oder sogar eine Rechnungsvorlage vorbereiten.
3. Tags oder Custom Fields zur Kategorisierung
- Nutze Tags oder benutzerdefinierte Felder, um Ausgaben nach Typ oder Projekt zu kategorisieren.
- So behältst du den Überblick in Reports und kannst später filtern.
4. Reporting über GHL Dashboards
- Die erfassten Daten lassen sich über Custom Dashboards auswerten.
- Du kannst z. B. monatliche Spesen pro Mitarbeiter oder Kunde anzeigen lassen.
5. Integration mit externen Tools (optional)
- Falls du bereits Tools wie Expensify, QuickBooks oder Google Sheets nutzt:
- GHL lässt sich über Zapier oder Make.com verbinden.
- So kannst du Belege automatisch synchronisieren oder exportieren.
Deine Mitarbeitenden können das Formular direkt über die GHL Mobile App oder ein PWA-Portal nutzen – ganz ohne zusätzliche Software.
Wenn du möchtest, zeige ich dir gerne ein Beispiel-Setup oder helfe dir beim Aufbau deiner Belegerfassung in GHL.
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